El vocero institucional

El trabajo de vocería no es para cualquier persona que crea que se las pueda de todas en su área. Además de ese conocimiento requiere preparación, sed de aprender más sobre el tema (y de otros), empatía y humildad, además de conocer el público y el medio que utilizará para comunicar el mensaje.

La preparación, tanto profesional como empírica es muy importante para satisfacer las preguntas de los medios de comunicación tradicionales. Por culpa del internet (y de las redes sociales) hoy en día cualquiera se cree vocero (llámense Community Managers) por poder escribir lo que se le antoje y recibir alegremente las felicitaciones de todos sus amigos y familiares en los comentarios en su blog, facebook o lo que sea.

¿Cualquiera puede ser vocero?

La respuesta es si, cualquiera puede ser vocero... pero dependerá del público y del medio por el cual nos dirigiremos a ellos; además, lógicamente, del dominio del tema.

Pero antes de responderme esta pregunta me hice varios cuestionamientos ¿Cuál es el papel del vocero? ¿Qué cosas debe y no debe hacer? ¿Cuál es el papel del comunicador o de la oficina de Comunicaciones? entre muchas otras. Preguntas que vinieron a mi mente cuando en la oficina recibimos solicitud de parte de la prensa para obtener declaraciones... ¿Quién es el ideal para ser el vocero? ¿Qué enfoque le daremos? ¿Es necesario que alguien de Comunicaciones le acompañe?

Muchas veces los altos funcionaros de una organización son designados como voceros, aduciendo que es parte de su trabajo; otras veces se designar alguien con conocimientos técnicos y muy pocas veces se comente el error de utilizar cualquiera que este disponible.

Los tres, en algunos casos, tienen sus ventajas y desventajas*:

• Funcionarios: Credibilidad por su rango, poco conocimiento de los procesos de campo.
• Técnicos: Alto conocimiento de campo, poca confianza para dar información.
• Cualquiera: Si el medio no conoce el tema no hay problema, pero si el medio lo conoce se acabarán al vocero y a la organización

Conocer el medio para conocer al vocero

Es claro que cada medio es diferente, sus públicos son diferentes, así como la forma de interacción. Por aquellas cosas de la vida me ha tocado ser vocero para prensa, radio y televisión, por lo que me ha quedado algo de aprendizaje de cada una - de forma empírica -.

Elegir el vocero depende mucho de la fragmentación del medio: formato, programas, temas, públicos, etc., así mismo es importante conocer a los periodistas, pues también cada medio tiene su característica:

• Prensa: Si son periodistas especializados conocen el tema, trabajan en base a la investigación y las declaraciones deben darse con cuidado, presentando por escrito la información. Si son periodistas "de calle" tienen poco conocimiento del tema y hay que explicarselo de forma extendida, pues existen posibilidades de un mal enfoque a la noticia.
• Radio: Algunos periodistas conocen los temas y, al igual que los de prensa, preparan información previamente con la fuente. En el caso de entrevistas al aire, el vocero tiene la posibilidad de tener a la mano información de apoyo. En ocasiones, cuando hay teléfono abierto, el público puede formular preguntas fuera del tema y desviar el objetivo principal del mensaje.
• Televisión: En su mayoría nunca conocen los temas, llegan a "Que les cuenten", que lo hace más peligroso, pues el enfoque que le pueden dar a la noticia podría variar. En caso de entrevista en vivo, el mayor problema que puede tener un vocer es su falta de experiencia, y utilizar muletillas en su lenguaje y en sus gestos (llamaré muletillas en los gestos a, por ejemplo, mover las manos descrontroladamente.

Buscando en internet encontré, por casualidad, una Guía Práctica para Voceros. Una excelente guía que resume de forma general qué se debe y qué no se debe hacer como vocero.

Y para finalizar este serio y aburrido blog, les dejo el "Decálogo buen del vocero":

1. Mantenga la serenidad y tranquilidad en las declaraciones públicas.
2. Domine el tema a tratar.
3. Estructure mensajes precisos y directos.
4. Utilice un lenguaje claro y conciso.
5. Transmita ideas simples y de fácil comprensión.
6. Evite frases hechas y muletillas.
7. Utilice con moderación los adjetivos y adverbios.
8. Recurra a ejemplo cuando sea posible.
9. Ofrezca solo cifras imprescindibles y debidamente validadas.
10. Prevenga con antelación los posibles imprevistos.

Le agregaría unos 3 más: 11. Sea humilde, 12. Todo comunica... y 13. Recuerde... si, todos pueden ser vocero, pero antes estudie sus públicos y los medios.